企业办公室行政管理的对策研究

摘 要：办公室行政管理工作是一项面向企业管理部门及基层员工的服务性工作，是企业正常运行的润滑剂，当前企业行政管理工作存在责任体系不健全，管理制度不完善，管理方式落后等不足，需要逐一改进，以提高企业行政管理工作的质量及效率，保障企业的正常运行。

关键词：企业;行政管理;管理制度;信息化技术

1 办公室行政管理的职能

办公室作为企业的重要组成部分，担负着企业内部各部门之间的交流协调、监督企业各项政策及制度落实的重要职能，是企业上级部门与基层员工之间的桥梁，也是保障企业正常运转的一个服务部门。办公室行政管理是依托企业的行政组织而开展的具体的方案，行政管理手段主要有行政命令、行政法规和奖励惩罚等，是一项具有繁琐性、技术性和服务性的管理工作。

2 办公室行政管理现状

2.1 企业行政管理的责任体系不健全。企业办公室行政管理工作质量不高的主要影响因素是企业行政管理责任划分不明确，一旦出现问题，无法找到相应的责任人做出及时、有效的反应，从而导致行政管理工作的拖沓，进而影响企业其他部门工作的正常开展，严重时还可能导致企业的行政管理系统及综合管理系统出现瘫痪状态，给企业和员工带来巨大的经济损失，因此，企业行政管理工作的顺利开展，需要完善的责任体系。

2.2 企业办公室行政管理制度存在不足。制度是工作开展的主要依据，企业办公室行政管理制度存在的不足，严重影响了管理工作的顺利开展。①企业内部管理制度不健全。多数企业重视产品的生产和销售环节，因此在这两大部门制定的各项制度较为成熟，但在行政管理内部缺乏相应的、成熟的制度，即使现有的制度，也是沿袭旧有制度或模仿其他企业的制度，不仅不适应企业的发展状况，也不适应时代的要求，严重影响了企业的正常运转。②企业办公室部门与其他部门之间的联系有待于加强。企业办公室是服务与企业各个部门的一个综合性服务机构，其服务对象不仅面向企业上级管理部门，也面向企业基层员工，这就需要企业办公室加强与企业内部各个部门之间的联系，了解各部门之间的需求及建议，及时向企业管理阶层做出准确的反馈，以提高企业的运作效率。③企业办公室行政管理过程中信息不完善。企业办公室行政管理部门缺乏其他各个部门的相关信息，这就给办公室的行政工作带来了一定的阻挠，影响工作效率的同时，可能会影响企业的整体发展。

2.3 企业办公室行政管理方式落后。多数企业办公室行政管理的工作理念较为落后，采用现代化信息技术管理的企业数目不多。信息化技术以其快捷、灵敏、高效、共享等特点，受到各领域人员的广泛关注，利用信息化技术进行管理，可提高工作效率的同时，还对工作的量化及精细化具有重要作用。行政管理工作具有复杂、多变的特点，传统管理方法不仅容易出现管理漏洞，还造成了资源的浪费。

2.4 企业办公室行政管理人员综合水平较低。企业办公室行政管理工作的重要性逐渐受到企业的重视，但现阶段仍存在大批综合水平不高的管理人员，其职业道德素养以及专业管理素养均需要进一步加强。另一方面，企业领导阶层对办公室行政管理工作的重视程度不高，在行政管理人员的招聘、培训、考核、监督等方面没有足够的成本投入，直接影响了企业办公室行政管理工作的效率。

3 企业办公室行政管理水平提升策略

3.1 完善企业办公室行政管理体系。建立完善的行政管理体系，为企业办公室行政管理工作提供必要的制度保障。在健全行政管理体系的过程中，一定要注意管理体系的科学性和可执行性，避免因行政管理影响生产或销售等其他部门的正常工作。首先，要充分了解企业内部结构及各部门的职能，保证企业办公室的行政管理职能与企业整体管理机制的一致性;其次，正确处理企业办公室行政管理和企业其他经营管理活动的关系，将行政管理与各项业务进行有机结合;最后，企业办公室行政管理应加强责任的明确及划分，强化责任执行力度，为实现这一目的，可与企业人力资源部结合，将办公室行政管理责任和落实与责任人的工作绩效挂钩，以此推动行政管理制度的执行。

3.2 加强行政管理工作人员的培训力度。在企业办公室行政管理工作过程中，工作人员的综合能力直接影响办公室行政管理工作质量及工作效率，加强工作人员的培训力度，提高管理人员的职业道德及专业水平，对于企业的行政管理及长远发展具有重要意义。首先，企业管理阶层应该重视行政管理工作人员的培训工作，加大培训投入的同时，还应严格考核标准，以此激发管理人员的学习潜能;另一方面，引进先进信息化技术，提升行政管理人员的信息化管理水平，通过先进的管理技术，简化行政管理人员的工作量，提升其工作效率;最后，应加强管理人员的职业道德素养的培训，通过内在素养的提升，消除行政管理人员的消极情绪及各种怠工现象。

3.3 对管理流程进行优化。企业办公室行政管理工作具有极强的广泛性和复杂性，该工作面对不同职能部门、专业人员及管理内容，因此工作流程的制定对于工作效率的提升具有重要影响。为实现企业办公室行政管理的科学管理及现代化管理，应在日常工作过程中对传统管理业务流程进行优化重组。企业可积极学习国外先进企业的一些先进的管理经验，对行政管理工作进行专业化、精细化职能分工，以提高企业日常工作的工作效率。

3.4 改进行政管理的管理模式。现代企业应顺应时代的发展，充分利用先进的信息化技术进行管理工作。首先，应加强企业办公室行政管理信息系统的基础建设，为办公室行政管理实现自动化提供必要的物质基础;另一方面，完善企业各部门之间的信息采集及整理工作，行政管理人员通过实地调查，了解各部门的需求信息的同时，还能促进行政管理部门与其他部门的交流，为后期的沟通与合作打下良好基础。

4 总结

企业办公室是企业内部结构的重要组成部分，其行政管理工作更是企业正常运行必不可少的润滑剂，企业应加强对行政管理工作的重视力度，不断完善管理体系及管理制度，利用先进的信息化技术提升工作效率，以便更好的完成面向企业各阶层的管理职能、沟通职能、监督职能以及服务职能。

参考文献：

[1]阚洪欣.浅谈企业行政管理在企业管理中几点作用[J].东方企业文化，2014（17）：333-334.

[2]叶丹.企业行政管理中存在的问题与创新对策[J].企业改革与管理，2014（9）：13.

[3]常齐.论企业行政管理在企业管理中作用[J].商场现代化，2014（8）：66-67.

作者简介：吕铮，女，1981年8月，湖北省监利县，汉族，职员，助理政工师（初级），办公室文书及档案。