高职院校办公室行政管理的功能定位及实践

【摘要】随着新课程改革的不断推进，高职院校在行政管理工作中应用系统工程方法，以提高行政管理效率，最终为高职院校发展起到基础铺垫作用，缩小与高水平院校间的距离。文章在介绍高职院校办公室行政管理职能、分析功能定位的基础上，结合行政管理情况提出了有效的实践措施。

【关键词】高职院校;办公室;行政管理;功能定位;实践策略

在社会发展的同时，高职院校规模也相应扩大，办公室管理工作任务随之增多。为提高办公室行政管理效率，完善行政管理体制，务必做好办公室日常事务管理工作。办公室行政管理的功能定位准确化，有利于推动教学工作顺利进行，并且日常工作也能高效完成，确保办公室行政管理优势全面发挥，加快高水平专业建设速度。该论题的现实意义较显著，能为办公室事务管理工作提供借鉴。

一、 高职院校办公室行政管理职能

（一）参谋职能

高职院校办公室参谋职能既体现在党政部门，又体现在日常工作中。在党政部门制定、实施决策前，办公室发挥参谋作用，为其提供相关资料，并实地调查，以便为决策制定做足充分准备，最终提高决策合理性以及执行力度。参谋职能的服务优势具体体现在教育工作、科研工作中，办公室根据具体情况与各方取得联系，并将各方意见反馈给部门领导，以便为决策制定、决策执行提供正确方向[1]。

（二）综合管理职能

办公室作为综合办事机构，与高职院校其他机构存在差异。办公室与党政部门积极配合，协作完成人事管理、财务管理、档案管理等任务，对于访客接待、公文拟定等工作办公室承担重要职责。办公室与职能部门及时沟通，持续联系，为学校良好形象宣传、公关工作推进贡献重要力量。

（三）沟通协调职能

办公室在高职院校中发挥桥梁作用，它作为学校与学院间联系的载体，为协调职能实践提供了条件。在日常工作中，学院与学校间存在些许矛盾，或者各部门意见不统一现象通常存在。此时，办公室应承担起沟通职责，在合理分配职能的基础上，确保问题在短时间内得到解决，以免影响教学工作以及科研工作的顺利开展。部门领导间也会存在意见不统一、协商不一致等现象，办公室在处理复杂部门领导关系时，应在兼顾学校利益的前提下，尽可能为部门领导提供沟通机会，确保问题及时化解，此时应注意沟通协调职能运用的及时性和合理性。

（四）协查督办职能

办公室行政管理人员应对现阶段工作内容全面了解，并从高职院校全局角度出发，动态掌握工作任务进展，尽可能提高工作质量。行政管理人员一旦发现工作行为延迟、执行工作不到位等现象，就应及时督促。并如实向上级领导反映情况，以报告总结的形式进行汇报，进而使领导能够根据实际情况制定管理决策。

二、高职院校办公室行政管理功能定位分析

（一）对外功能定位

对外功能定位主要体现在两方面。第一方面即联系教学部门与非教学部门的功能。准确定位这一功能，能够实现社会资源的有效配置，并加强部门间的联系和沟通，同时，完善信息交流机制，最终促进部门工作任务顺利完成。办公室联系教学部门与非教学部门，能够充实行政管理内容，并为管理实践提供方向，细化行政管理目标，将行政管理工作任务具体落实。第二方面即聯系上级部门的功能。行政管理人员在参照高职院校课层管理制度的基础上，将上传下达的功能优势全面发挥出来。其中，上传功能指的是，全面搜集民意，并拓宽民意传输渠道，及时传递民意诉求;下达功能指的是，确保部门领导者提出的内容落实于下属部门，最终完成信息传递任务。办公室处理好与上级部门间的关系，能够大大提高行政管理效率，取得良好的行政管理效果，增强功能定位准确性。

（二）对内功能定位

办公室对内行政联系具体体现在贯彻上级文件精神，组织教职工代表大会，落实绩效考核和协调管理相关事项。对于绩效考核，行政管理人员以及教务工作者实施坐班制度，不仅能够集中工作人员精力，而且能减轻管理人员压力，确保绩效考核工作公平化推进，最终得出的绩效考核结果能为行政管理方案调整、教学计划变动提供依据。在此期间，行政管理人员能够提高对所从事工作的认知，并强化工作责任感。绩效考核工作范围适当放宽，以加强对被考核人员的了解，最终得到客观的、真实的考核结果。对于内部事项协调，高职院校应与时俱进地创新绩效工资制度，逐步深化绩效工资改革，以调动教职工工作积极性，确保教职工保持积极乐观的工作态度。内部事项协调应根据民意以及内部诉求制定管理方案，将文件精神全面贯彻，同时，其他事项协助工作也应同步开展，以加强办公室与内部成员间的联系，增强对内功能定位的合理性和有效性[2]。

三、高职院校办公室行政管理实践有效对策

（一）创新办公室行政管理方式

高职院校办公室创新行政管理方式，符合高职院校管理体制改革需要，通过拓展服务对象，丰富服务内容，提高服务要求来加强行政管理，对教学方式调整、行政管理行为规范有积极影响。在这一过程中，办公室行政管理人员应全面了解师生需求，并根据需求制订合理的管理计划，确保行政管理工作细致化完成。在此期间，行政管理人员务必强化责任意识，增强工作责任感，为高职院校师生提供优质服务。

（二）创新办公室行政管理理念

在开展办公室行政管理工作时，要与时俱进地为管理人员传递新知识，尽可能丰富管理人员工作经验，充分彰显新管理理念在管理实践中的价值。创新管理理念是实现理论知识共享、实践管理经验交流，最终能够提高管理者随机应变能力，取得行政管理的最佳效果，达到高水平院校建设标准。高职院校学生能够客观认识办公室管理工作，并积极主动地配合管理工作，为行政管理提出合理建议，尽可能发挥办公室行政管理作用。

（三）提高办公室行政管理工作重视程度

现如今，高职院校的发展如火如荼，这离不开办公室工作的协助。因此，高职院校领导者与管理者应高度关注办公室工作，客观认识行政管理环节在学校发展中的助推力，细分高水平专业建设目标。办公室工作任务繁重，工作人员在工作岗位中能够得到锻炼和提升。为调动工作人员积极性，高职院校应完善考核制度并将考核结果与升职空间、工资待遇、职称评定等内容紧密联系，最终优化办公室行政管理质量。

（四）合理分配办公室行政管理人员职责

办公室具备参谋职能和协调沟通职能。目前，高职院校办公室工作处于被动状态，这对行政管理行为约束、教育科研工作有序推进起到了制约作用，不利于优化办公室服务质量。为高效处理形式化管理、监督力度薄弱等问题，务必明确办公室行政管理人员职责，将一人一责制度具体落实。管理人员明确工作职责后，能够循序渐进提升业务能力，为学校发展贡献个人力量。并且行政管理员工间能够互相帮助，为解决行政管理问题有效对策。责任明确后，能够减少责任推卸现象，从整体上提高行政管理工作效率，加快高职院校办学进程。此外，合理设置办公室内部机构，以便为员工职责划分提供支持，这既能加强办公室人员管理，又能优化内部机构，为行政管理工作顺利推进做足充分准备。

（五）完善办公室行政管理制度

高职院校结合办公室工作情况制定相关制度，以便为行政管理工作提供可靠的制度保障，进而使办公室工作能够有序化、规范化推进。在开展行政管理工作的过程中，规章制度逐渐细化，既能规范行政管理流程，又能提高行政管理工作效率，对高职院校有序创办、良性發展有积极影响。为增强办公室行政管理制度可行性，院校应在制度改进与执行过程中，全面借鉴师生以及管理人员的意见，充分发挥规章制度实效性，确保办公室工作任务及时完成。此外，扩大规章制度宣传范围，进而使行政管理人员以及师生能够按照制度要求约束自身行为，这对今后行政管理制度改进能够起到良好的铺垫作用，真正满足办公室工作有章可循的需要。

（六）提高办公室行政管理人员素质

高职院校应定期为办公室员工组织系统化培训，培训期间更新理论知识，并传授行政管理技能，促使办公室人员专业素养逐步提升，使办公室人员能够为学校发展提供优质服务，实现办公室精细化管理目的。办公室人员业余时间应注重提升自我修养，积极主动参加行政管理活动，丰富行政管理经验，拓展行政管理问题处理思路，在短时间内完成管理实践目标。

除了上述几种措施外，高职院校办公室行政管理人员还应树立团队合作观念，在协调合作的基础上解决行政管理问题，在此期间，办公室人员能够取长补短，真正提升行政管理能力。这对办公室工作环境创设、办公室人员工作压力缓解有促进作用。

四、结束语

综上所述，高职院校正处于改革的重要阶段，为加快改革进程，取得高职院校高水平专业建设的良好效果，具体落实素质教育理念，办公室行政管理工作务必增强功能定位的准确性，通过发挥办公室作用，加强办公室部门与其他部门间的联系，为高职院校发展提供动力支持。本文通过创新办公室行政管理方式，改进管理理念，提高工作重视程度，合理分配管理职责，完善管理制度，提高管理人员素质等措施强化办公室职能，对优秀人才培养、社会持续发展有积极作用。因此，高职院校办公室工作人员应以此为借鉴，探索行政管理实践的有效措施。

【参考文献】

[1]鲁倩.如何在新形势下做好办公室行政管理工作[J].办公室业务，2018（20）：9.

[2]赵珺.新形势下高职院校办公室行政管理工作探析[J].教育教学论坛，2016（48）：12-13.