物资需求计划管理现状分析及改善措施

[摘要]近年来，需求计划管理作为中石化总部对各分公司的考核内容，越来越受到各单位的重视。笔者所在部门立足管理，具体问题具体分析，对以前存在的问题逐项对症下药，取得了显著的进步。本文结合中石化广州分公司的经验，全面剖析了需求计划管理方面存在的问题，并对进一步的提升与改进措施进行了探讨。

[关键词]需求计划；管理；ERP

引言

需求计划管理是物资供应工作的源头，需求计划提报是否准确、及时，对物资供应工作的影响重大，也是降低库存积压，为企业降本增效的最有效措施之一。近年来需求计划管理有所进步，对企业的生产经营给予了很大的促进，但工作中存在的问题依然较多，需相关部门加大管理力度，通力合作，各负其责，提高需求计划管理中各个环节的工作质量，进一步提升管理水平，为企业的降本增效、持续发展保驾护航。准确的分析才能得到准确的解决办法，做到对症下药。这也是广州分公司能够取得显著进步的主要原因。

一、需求计划管理存在的主要问题

（一）需求计划提报、审核问题

1.需求时间提报问题

各单位需求计划提报中，普遍存在需求时间把关不严，准确性不高的情况。需求时间不准确，不利于物资供应中心的适时保供，增加了及时供应、库存资金占用风险。

2.需求计划下达及时性问题

總部物资装备部从2014年开始把各分（子）公司的需求计划达标情况作为考核指标。经过各单位近三年的持续努力，该项指标从2014年底的75%上升到2016年底的91.85%，有了较大的进步。但个别需求单位计划提报、审核不严不细，需求计划及时率依然较低，甚至出现需求计划下达时间和要求物资到货时间倒挂的现象。

（二）订货参数审核问题

大部分非通用物资的设计文件，物资订货条件，往往需要物供中心业务人员牵头组织技术部门、需求单位、设计人员反复沟通，修改、确认后才能满足订货要求。采购技术文件未经实质性的审核就下达到物资供应中心进行采购，由物资供应中心牵头组织使用单位、技术管理部门、设计院等对订货条件进行审核、修改、确认等工作（甚至需要潜在供应商编制技术方案后再返回审核，修改），实际上是在完成设计、技术管理部门的职责。这种从后往前推进工作的做法，耗时耗力，效率低下。

1.设计方案和技术部门意见不一致，物资订货的推进左右为难。

如2016年实施的“硫磺回收装置尾气达标改造”项目，需新增罗茨鼓风机两台。2016年7月底收到第一版订货资料，其中风机主体要求为碳钢，密封选用机械密封+油封+充气。物资供应中心于8月12日组织机动、工程、发规、用户及设计进行技术交流，考虑到工艺介质中含H2S气体，会议建议风机主体材质改为304，密封型式选用干气密封。设计人员根据此审查会要求修改并于8月22日下发了第二版鼓风机订货资料，其中风机主体材质变更为304，密封型式为干气密封。物资供应中心据此版订货资料开展技术协议会签及询比价，至10月底完成询比价工作。预计采购价格共76.8万元/2台，比原始概算的30万/2台多出46.8万元。物资供应中心11月8日根据询比价情况向工程管理部、发规部进行申请调增概算，未获批准。11月10日收又收到第三版订货资料，其中风机主体材质又变为碳钢，密封选用机械密封+油封+充气，订货条件完全恢复到第一版的订货要求，但技术部门不认可“机械密封+油封+充气”技术方案，造成采购工作无法继续往下推进。

经上报11月17日分公司大修改造准备会汇报并多次协调相关部门，至12月1日收到同意项目结构性调概的回复，采用第二版订货资料进行订货。收到需求计划四个月之后，物资采购条件具备。

2.设计规格书错误较多，直接下发到物供中心订货，需反复核实并修改后才能订货。

例如有好几个项目的气动切断阀，设计规格书中对阀芯的材质表述为CF8M，实际上无论国内或国外厂家最低等级材质都为316+堆焊司太立合金：泄露等级CLASSV，但其实应执行的是APl598或IS05208 RATEB；防火测试认证则是硬密封选用了软密封的耐火试验。不是不允许出错，而是不应该出现较多低级的错误。

3.技术条件复杂，需潜在供应商根据设计的数据表编制技术方案，经技术管理部门、设计院、潜在供应商反复修改、确认后才能具备订货条件。

用户和设计都没有明确订货条件，采购人员对技术参数基本没法参与意见，夹在中间反复协调督促，耗时耗力。例如：2016年8月15日收到某项目采样器需求计划，只给出了简单的几个数据根本无法询价，经过与设计沟通，联系了预选3家供应商帮忙提供技术方案，期间设计反反复复又提出修改意见让厂家修改，一直到10月18日才收到第一版询价资料，10月24日收第二版，11月份中间又修改了数量，最终12月12日才确定完所有的询价资料。也是耗费近4个月落实参数，而物资制造周期才45天。

4.物资采购的限制条件较高，或技术要求不清晰，招标成功率低。

2016年共有131项物资进行了公开招标采购，其中53项物资流标，物资采购限制条件较高或描述不清晰是其中的一个重要原因。

如2016年1月5日重催装置滤筒除尘器的招标，因资格审查条件中有关业绩的要求描述要求较高（提供最近5年在中石化、中石油、中海油或中化等国内外同类装置工况条件下至少有三个项目运行3年以上的同类产品业绩），没有指明要何种形式的（滤芯式或滤袋式，我司要的是滤芯式），最终因中标人业绩不满足要求导致两次招标不成功，不得不通过询比价的方式进行采购。

（三）急件管理问题

1.急件计划比例较高

2016年急件计划占总体需求计划的比例为8.78%，较2015年的10.35%有较大幅度的降低，达到了一个相对较好的水平。但个别单位急件计划占总需求计划的比例依然较高。紧急计划数量过多，不但造成合同数量和采购工作量的增加，降低了物资供应的总体效率，也不利于物资采购的成本和质量控制。

2.急件计划补报手续不及时

未通过ERP系统提报计划，要求借料后三个工作日内在ERP补办计划。但实际工作中，由于审批流程较长、费用出处无法落实、工程或检维修工作紧张、物码申请等问题，绝大部分急件計划无法在3个工作日内完成需求计划的补录、下达。综合考虑实际情况，物资供应中心将考核时间点延长至借料后一个月，但仍有不少单位超过一个月仍未补单受到考核。

3.其它问题

物资编码选择及申请，需求计划执行情况跟踪、物资到货信息反馈不够准确等问题。

二、需求计划管理改进措施

（一）加强需求计划执行管理

1.根据生产及工程建设需求情况，合理平衡需求计划。一般情况下，ERP系统每周日自动平衡一次需求计划，集合本周的需求计划集中订货：个别装置或项目急需时由相关计划员根据需要随时进行手工平衡：大修或较大批量的项目集中施工时，由系统每天平衡需求计划，及时进行完成物资采购。

2.根据所需物资的轻重缓急情况，加强采购计划管理，及时完成采购并组织到货。大力开展框架协议采购，提高框架协议采购质量，定期跟踪、协调未能及时完成订货的需求计划，进一步提高保供能力。除了加强业务管理，严格兑现奖惩外，物资供应中心根据近年来的市场环境，具体业务、人员变化等情况，拟进一步整合业务人员的工作职责，提高工作效率。

（二）及时提报并下达需求计划

需求时间作为物资订货的重要参考因素，请各需求单位、审核部门在提报、审核需求计划时，加强需求时间的审核，并及时下达需求计划。物资供应中心加强物资采购的统筹管理，力争按照需求时间组织到货，同时加强物资准备情况的沟通、协调。

按照ERP达标管理要求，需求部门需及时清理过期预留。需继续领用物料的，根据实际情况重新修改需求时间，不再领用的，及时删除或技术关闭。

（三）将需求计划审查落到实处

需求部门、技术管理、工程管理部门、发展规划部等相关部门，各负其责，在需求提报、审核、下达等环节把好技术关，保证下达到物资供应中心实施的需求计划能满足订货的基本要求。

（四）合理提报急件计划

产生急件计划的主要原因，除了临时性检维修、特定原因需提前完成技改技措项目等客观因素外，工程或前期准备不足，统筹安排不合理等因素。

1.物资供应中心加强急件的订货、到货管理，尽一切努力争取满足急件需求。存在问题及时和需求部门进行沟通、协调，物资到货后及时通知需求部门领用。同时，定期分析、通报各单位的需求计划达标情况，急件计划的占该部门当月、年度总计划的比例情况，对有需要的单位，针对性地进行系统操作、工作流程、取数逻辑等方面的交流、培训。

2.日常检维修方面，需各单位加强预防性检维修用料管理，提前提报需求计划，提高需求计划的准确性和及时性，减少不必要的紧急采购。

3.工程管理方面，请工程管理部门尽早确定施工单位，督促、跟踪计划提报，严格审核计划的准确性、及时性并及时下达需求计划。

（五）加强沟通，及时处理存在的问题

物资编码选择及申请，需求计划执行情况跟踪、物资到货信息等问题，及时沟通，处理。物资供应中心随时为有需要的单位集中组织或到作业部、专业中心针对性的进行培训或回访。

（六）加大双向考核力度，促进相关工作。

三、结论

物资需求计划管理是一项长期的、基础性的、体现企业管理先进性的工作，通过ERP系统监控，对提报单位、审核单位加强培训和宣贯，加强需求计划提报环节和执行环节的及时性、准确性管理并做好紧急物资需求计划保供工作，才能为企业生产装置的“安、稳、长、满、优”运行保驾护航。