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计划生育档案管理规范化研究

| 来源:网友投稿

摘 要:新形势下,计划生育档案管理工作规范化具有重要意义,有利于实现信息互通、方便管理决策、为流动人口提供服务。但目前管理工作存在不足,需要采取改进和完善措施;健全制度,明确责任;增加投入,强化管理;健全台账,规范管理;改进服务,注重档案资源的有效利用。

关键词:计划生育档案;档案管理;规范化;管理制度;资金投入

为提高计划生育服务水平,确保各项工作的制度化和规范化,采取相应措施,提高档案管理水平,促进档案管理规范化是必要的。但目前在管理工作中,一些管理人员的综合技能偏低,制约档案管理水平的提升,需要采取措施改进和完善。

一、新形势下计划生育档案管理工作规范化的意义

采取相应措施,推动档案管理规范化具有重要作用,也是必须重视和关注的内容,其重要意义表现在以下方面:

(一)有利于实现信息互通。规范档案管理,有利于档案管理人员和利用者进行有效交流和沟通,为档案资料查阅和利用创造便利。通过对档案信息的记录、采集和查阅,可以对计划生育档案的政策法规、生育指标、生育措施、优惠政策等资料进行整理和归纳。进而有效解答人民群众遇到的疑惑和困难,促进信息有效交流和沟通。

(二)有利于方便管理决策。计划生育档案记录计划生育档案政策的执行和落实情况,采取措施促进档案管理规范化,有利于管理部门在作出相关决策时,具有可靠的参考资料和依据。在制定计划生育决策时,通过查阅各项历史资料和记录,进行对比和分析,然后结合当前计划生育工作实际,有针对性地制定解决方案。不仅提高决策水平,还能推动计划生育各项工作顺利进行。

(三)为流动人口提供服务。促进计划生育档案管理规范化,建立并完善档案管理制度,能对流动人口的数量和方向进行准确把握,及时掌握流动人口的婚育情况,了解不同地区计划生育执行效果和人口流动情况。并且还可以实现信息交流与互动,构建计划生育信息交流平台,防止工作疏漏,促进计划生育档案管理水平的提高。

二、新形势下计劃生育档案管理工作的不足

由于相关制度没有严格落实,一些管理人员素质偏低,制约档案管理水平提升,存在的不足表现在以下方面:

(一)制度缺失。一些单位的计划生育档案管理制度不完善,相关人员职责不明确,制约各项工作有效开展下去。奖惩激励机制不健全,难以有效调动管理人员的积极性。管理人员的培训机制不完善,难以有效提升管理人员素质,对计算机技术的掌握程度不够,制约档案管理工作水平的提升。

(二)投入不足。相关单位将工作重心放在其他方面,对档案管理不够重视,资金投入不足,难以有效提升档案管理工作水平。由于资金缺失,计算机、扫描设备等投入不够,忽视设备更新和完善。管理人员培训的资金投入不足,难以提高他们的素质。奖惩激励机制不健全,制约管理人员素质的提高。

(三)管理不当。一些档案管理人员的责任意识淡薄,管理台账不完善,没有严格执行管理规范措施。对档案资源的开发和利用存在不足,管理流程不规范,难以提高计划生育档案管理水平。

三、新形势下计划生育档案管理工作规范化的路径

为弥补存在的不足,推动档案管理规范化,可以采取以下改进措施:

(一)健全制度,明确责任。建立健全完善的档案管理制度,明确管理人员职责,推动管理工作制度化和规范化。建立并严格落实责任制,让档案管理人员认真履行职责,严格落实各项制度措施,提高管理工作的规范化水平。建立完善的管理人员培训制度,落实奖惩激励机制,让管理人员努力开展工作,提高计划生育档案管理水平。

(二)增加投入,强化管理。增加相应的资金投入,合理安排档案管理预算,满足各项工作需要。资金投入用于管理人员工资、管理人员培训、计算机和扫描设备的购买和更新等。要加大资金投入,满足档案管理的资金需要,为各项活动顺利开展提供资金支持。重视资金使用的监督和管理,确保各项资金落实到位,使其为计划生育档案管理工作的有效开展提供保障。

(三)健全台账,规范管理。根据计划生育档案管理的相关规定,制定健全完善的制度措施,有效规范档案管理。在建立健全本单位档案资料管理制度的同时,还要严格管理规章制度,明确相关人员的职责和权限,推动档案管理规范化。另外还要建立并完善本单位的档案卷宗目录、全引目录、归档文件目录、查询借阅登记簿、利用登记簿等。建立计划生育档案安全检查、档案库存温度和湿度记录簿,有效规范和引导各项工作,努力提高档案管理水平。

(四)改进服务,注重利用。提高档案管理人员素质,改进服务,为档案资料使用人员提供热情、周到的服务,提高人们的满意度。构建完善的管理服务系统和信息平台,方便档案资料查阅。注重对计划生育档案资料的查阅和利用,对档案资料进行整理和汇编。从而为决策者提供便捷服务,让利用人员能够高效、便捷、迅速使用所需要的档案资源,最大限度挖掘档案的利用价值,为计划生育各项工作顺利开展提供参考和依据。

四、结语

总之,推动计划生育档案管理规范化具有重要意义。作为管理人员,应该明确不足,健全并落实各项制度措施,增加资金投入,注重档案资源利用和开发。从而有效规范档案管理工作,提高服务水平,为计划生育各项工作开展提供更加优质的服务。

(作者单位:菏泽高新技术产业开发区

万福办事处卫生和计划生育管理办公室)

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