高校教学档案数据库著录质量控制措施研究

摘 要：文章对高校教学档案数据库著录中的常见问题进行了系统分析，研究指出管制高校教学档案数据库著录质量的对策与措施，既要有成熟配套的规章制度约束，也要有健全完善的工作机制保障，更要有教学档案数据库著录规范标准要求，才能做好高校教学档案数据库著录工作。

关键词：教学档案 数据库 著录质量 措施

中图分类号 G272 文献标识码 A 收稿日期 2019-04-25

Abstract This paper systematically analyses the common problems in the description of teaching archives database in colleges and universities， and points out that the countermeasures and measures to control the quality of the description of teaching archives database in colleges and universities should not only be restricted by mature and matching rules and regulations， but also be guaranteed by sound and perfect working mechanism， and also be required by standard requirements of the description of teaching archives database in order to do a good job of teaching archives database description in colleges and universities.

Keyword  teaching archives; database; description quality; measures

“南大之星”档案管理系统是当前我国多数高校使用的档案管理软件，是一个比较成熟的档案管理系统软件，实际使用中其数据库著录质量问题较为普遍。数据库著录是信息时代高校档案管理的一项基础性工作，数据库著录质量直接关系着档案信息的检索、查阅利用、信息共享及档案统计工作[1]，直接影响着档案的查全率和查准率[2]，档案数据库著录质量深刻影响着信息化时代的高校档案工作。

我们以西北农林科技大学教学档案工作为例，对于高校教学档案数据库著录中的常见问题进行分析，研究探索管控其数据库著录质量的对策与措施。我们的教学档案主要分为三个数据库：教学综合文件档案数据库、研究生学籍档案数据库、本科生学籍档案数据库。

一、高校教学档案数据库著录中常见问题的表现与分析

1.教学综合文件档案数据库著录问题分析。以西北农林科技大学为例，教学文件档案歸档部门有六个：教务处、学生处、研究生院、成人教育学院、就业指导中心、体育部。由于归档部门较多，兼职档案员更换频繁，其业务能力参差不齐，致使教学综合文件档案数据库著录质量不高。具体表现在：教学类文件的正题名错误，副题名不著录，文件件号录入错误，保管期限未选填，第一责任单位不著录或录错，第二责任单位不录入，文件页码著录错误或不录入，归档单位著录错误，文件的文号不录入，文本和文种格式不选填，附件题名和电子文件编号不录入，甚至有将本部门文件录入其他部门等著录质量问题。

2.研究生学籍档案数据库著录问题分析。研究生学籍库是案卷数据库，其中包含高校每年毕业的每名研究生学位档案、高校每年博士与硕士研究生录取名册、研究生入校报到名册、毕业研究生就业名单、研究生入学复试试题、高校学位评定委员会学位评定会议材料等内容。

每年毕业的研究生学位档案的数据量很大，占研究生学籍档案数据库的绝大部分，研究生学位档案的信息著录问题表现最多。正题名是直接表达档案中心内容以及形式特征的名称[3]，关系到日后的信息检索利用与档案统计等重要业务工作，其信息著录必须正确，信息覆盖全面。研究生学位档案数据库著录项中的“正题名”要求严格，正题名中包含五项关键词语：学院名称+毕业届次+学科专业+研究生姓名+研究生层次，其中每项关键词语必须按照规范著录，并要严格按照五项关键词语的顺序录入，否则，就会给日后的档案利用、数字化、档案统计工作带来问题。其中正题名中的学院名称和学科专业要求填录其全称，不能使用简称录入。正题名中研究生层次的填录，博士研究生的形式单一，问题少。而硕士研究生的类别较多，以西北农林科技大学为例，硕士研究生分为五类：全日制硕士研究生、专业学位硕士研究生、在职硕士研究生、农业推广硕士研究生、高校教师硕士研究生。五类研究生名称的著录形式五花八门，如将全日制硕士研究生，有些录入为“全日制研究生”，有些为“全日制硕士”，有些为“学术型硕士研究生”。

研究生学籍档案数据库著录中另一个普遍问题是对于其中的“附注”著录项不录入。其中的“附注”著录项是用于对于某卷研究生学位档案的特别情况予以说明的著录设计。

研究生学籍档案数据库著录中经常表现的问题还有两项：一是对于著录项“第一责任者”著录错误，研究生学籍档案数据库中的“第一责任者”是指高校的学院（系）;二是对于著录项“页数”理解有误导致著录错误，研究生学籍档案数据库中的著录项“页数”是指包含某卷研究生学籍资料与其学位论文两部分材料页数的总和而非其中一部分页数。

3.本科生学籍档案数据库著录问题分析。本科生学籍档案数据库也是案卷库，其中包含各学院、各专业每名本科毕业生学籍卡、本科生新生录取名册、本科毕业生名单、本科生学士学位授予名册、本科生就业名册、本科生教学大纲与年度教学执行计划等内容。

其中各学院、各专业本科毕业生学籍卡档案数据量占本科生学籍档案数据库的大部分，其档案信息著录问题也最多。首先，是正题名的著录问题，本科毕业生学籍卡正题名著录项包含的信息有：毕业届次+学院名称+毕业层次+专业名称+班级名称，其信息著录格式要求严格，必须要严格按照著录项的格式与顺序录入。常见问题表现为，正题名不按照著录项的格式顺序录入，正题名著录项目缺失某些关键词语，学院名称使用各种简称，学科专业名称使用各类简称等。如，动物科技学院，有时采用“动科学院”录入，有时采用“动物学院”录入。如，草业科学专业，有时采用“草业专业”录入，有时采用“草科专业”录入。其次的问题是对于著录项“附注”不著录。在本科毕业生学籍卡档案信息著录中，“附注”著录项是对于该卷本科毕业生学籍卡的册数或者特殊情况予以说明的。另一常见问题是对于两个著录项“第一责任者”和“归档单位”常混淆不清，导致著录错误。本科毕业生学籍卡档案数据库中的“第一责任者”是指该卷学籍卡的第一责任单位，即是该卷档案的本科毕业生所在的学院（系），其中的“归档单位”是指学校的本科教学管理部门即高校的教务处。

二、高校教学档案数据库著录质量控制措施分析

教学档案是高校档案工作的重点部分，归档数量庞大，涉及单位和部门众多，也是高校档案工作的难点内容。要有成熟配套的规章制度约束，也要有健全完善的工作机制保障，更要有教学档案数据库著录规范标准要求，才能做好高校教学档案数据库著录工作。

1.建立高校档案数据库管理制度。做好档案工作，首先要有制度约束，建立相应的工作制度是做好工作的基础条件和根本保障。高校档案馆（室）要联合学校相关职能部门建立档案数据库管理制度，制度要结合《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》等规定制定，制度要明确专人负责档案数据库的管理和维护，要求有专门的计算机服务器存储和管理档案数据库，数据库管理人员要按照专业要求定期对数据库查验、维护和管理，明确数据库管理人员、著录人员、使用人员的权限、读取方式和操作使用程序，档案数据著录的检查验收等。

2.制定高校教学档案数据库著录规范和标准。高校档案馆（室）要参考我国现行档案著录标准（1999年12月颁布的《档案著录规则DA/T18-1999》）[4]制定高校档案数据库著录规范标准。高校教学类档案要根据教学类档案管理特点、工作要求及档案查阅利用工作要求制定数据库著录规范细则，规范细则要结合档案管理软件的著录项目作出明确的著录要求，著录项目就是描述著录信息源的记录事项[5]，包括著录条目格式、著录用标识符、著录用文字及著录信息源等均要做出了明确规定[6]，其中对于正题名、副题名、附注、第一责任单位、其他责任者、归档单位、页数、文件时间、文图号等要作出详细而明确的规定。并要根据工作实践中表现出的问题和工作经验及时修订规范细则，将同类型问题的解决方法归纳总结形成新的著录细则进一步完善规范细则，从而推动档案信息著录的标准化建设，提高教学档案信息数据库的著录质量。

3.加强和稳定高校兼职档案员队伍。高校教学类档案归档数量庞大，涉及单位（部门）和人员众多，必须借助各学院、各部门兼职档案员才能完成每年的归档工作。高校教学类档案涉及各学院教学秘书、研究生秘书和教学管理部门档案负责人。以西北农林科技大学为例，设有学院（系、所）23个，教学类管理部门6个，教学类档案涉及的兼职档案员就有50多人，教学类兼职档案员队伍建设直接关系着档案信息数据库建设工作。兼职档案员队伍建设要强调人和事的建设，其中的人是指学院（系）和部门要筛选热爱档案工作、工作能力和责任心强、细致认真的同志做单位（部门）兼职档案员。其中的事是指对兼职档案员必须从学校层面进行管理，要求其熟悉高校教学档案管理制度、工作方式方法、工作流程等要求，学校要给予一定的工作津补贴和人事政策倾斜照顾，以调动其工作积极性，稳定兼职档案员队伍，从而提高学校教学档案的工作质量。

4.加强工作指导。高校档案馆（室）专业档案工作人员熟悉国家档案法规、档案工作制度规定、档案业务知识，其专业素质和专业技能相对兼职档案员较强，高校专职档案工作人员有责任对兼职档案员进行业务指导。针对高校教学档案数据库著录中的问题和错误要加强业务指导，对于数据库著录工作中集中表现出的问题要有针对性的通过QQ群、电话通讯和现场业务指导的方式进行集中指导，促其及时纠正问题;对于数据库著录工作中的个别问题和个别兼职档案员的错误要及时亲临现场予以指导。

5.采用预录入检查制度。高校教学档案数据库著录可以采取先将著录信息录入Excel表格中，这样方便著录信息的离线录入，也便于检查和修改，减少差错。可要求兼职档案员先行在Excel表中将著录信息录入，录入完成后兼职档案员先自行检查，之后再交由学校档案馆（室）专职档案员检查，由此减少著录信息的差错，提高教学档案数据库著录质量，可将此办法运行成熟后逐步形成工作制度并贯彻执行。

6.采取数据导入方法。“南大之星”档案管理系统软件具有信息数据导入功能，利用此项功能可以便捷地完成档案信息数据库的著录工作。“南大之星”档案管理系统的数据导入功能支持Excel表格的直接导入，要求将著录信息按照著录格式要求制作Excel表格形式的信息表，对于制作完成的Excel表首先要检查表格中录入信息的准确性和完整性，检查合格后利用“南大之星”档案管理系统的数据导入功能便可以完成教学档案信息的著录工作。当前，我国多数高校档案工作都实现了计算机网络化管理，其基础是要有完整、准确的档案信息数据库作为支撑和保障条件，高质量的档案信息数据库可有力保障档案查阅利用和档案统计工作。

高校教学档案的查阅利用率很高，质量低劣的教学档案数据库严重限制了档案的查阅利用，严重影响着档案信息的查全率和查准率。管控好高校教学档案信息数据库著录质量，首先要建立高校档案信息数据库管理制度，在此基础上制定教学档案数据库著录规范和标准;其次要加强和稳定兼职档案员队伍，强化档案从业人员的业务培训，对兼职档案员加强业务指导;再次要在数据库著录工作中采用信息预录入检查制度，应用档案管理软件的数据导入方法实现档案信息数据库的高质量著录;最后对于完成著录的数据库要进行验收，并建立数据库著录工作奖惩制度，从而保障高校教学档案数据库的著录质量。

参考文献

[1]张战争，王大青，赵爱萍.中国档案著录标准与国际档案著录标准必著项比较[J].档案管理，2013（4）：27-29.

[2]贺方.著录——科技档案检索之我见[J].机电兵船档案，2008（2）：26-27.

[3]刘艳慧，张文友.浅谈档案目录数據著录存在的问题及对策[J].兰台世界，2014（4）：158-159.

[4]王大青.中国档案著录标准与国际档案著录标准微观结构及其功能比较研究[J].档案管理，2012（5）：17-19.

[5]张蓓.论数字时代我国档案著录标准的再修订[J].档案与建设，2013（2）：14-17.

[6]应海燕，乐淑芳.《档案著录规则》适用性初探[J].兰台世界，2008（17）：20.

★基金项目：本文系陕西省社科界重大理论与现实问题研究项目“近代陕西农业发展史之西农精神研究-从口述档案视角挖掘陕西农业科技记忆”（项目批准号：2019Z153）阶段性研究成果。

★作者简介：马国胜，硕士，西北农林科技大学档案馆，研究方向为档案信息资源利用;李高峰，硕士，西北农林科技大学档案馆，研究方向为档案信息管理。