05信息交流与协商、沟通控制程序
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鞍山宝得钢铁有限公司
程序文件 BD-EOEn-05
A 版
信息交流与协商、沟通控制程序
受控状态：
编制部门：安全处 、技术中心 审 审 核 人：
倪洪亮 、朱大勇 批 批 准 人：
王洪新
2013-9-1 发布
2013-9-1 实施 受
控
更改状态表 版本号 修改号 修改条款 修改页码 批准人 实施日期 A 版 0 发布 － 王洪新 2013-9-1
信息交流与协商、沟通控制程序 1
目的
为明确环境安全能源管理体系信息交流与协商的渠道，使内、外部信息能准确、及时、畅通地传递，确保体系的有效运行。
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适用范围
适用于环境安全能源管理体系覆盖范围内各部门/单位的内、外部信息的协商与交流。
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主要职责
3.1 安全处、技术中心负责组织职业健康安全、环境信息的协调、交流与管理，负责接收与职业健康安全、环境有关的内、外部信息，做好登记工作。
3.2 技术中心负责组织能源信息的协调、交流与管理，负责接收与能源有关的内、外部信息，做好登记工作。
3.3 工会负责组织职业健康安全事务代表，代表员工参与体系方针、目标管理方案、事件调查的协商与交流。
3.4 各部门/单位，负责本部门/单位及相关方信息的协商与交流，并负责相应业务范围内与外部相关方的信息协商与交流，同时将信息的处理结果及时反馈到有关部门采取纠正措施或预防相关措施；负责收集员工在管理方面的意见和建议，并将信息及时、准确地传递给相关部门。
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管理程序
4.1 信息交流内容 4.1.1 内部信息
内部信息是指各部门/单位关于管理体系的信息，如各级文件、制度、办法、规定、通知、方针、目标指标及管理方案、监测结果、职业健康安全事务、重要环境因素、能源绩效、内外审结果、管理评审结果等的记录。
4.1.2 外部信息 外部信息是指外部相关方信息的接收、处置、交流，如相关方的抱怨、投诉和意见，适用的法律法规、政府部门文件、公司的文件等。
4.2 信息交流方式 4.2.1 信息交流方式包括文件、记录、报表、相关宣传媒体、相关会议、电话、音像和电子媒体等。
4.2.2 有特定要求的沟通事项，其形式和要求由各部门/单位自行组织。
4.3 信息交流管理 4.3.1 公司方针、管理手册、程序文件、作业文件由各归口管理部门负责发到各部门/分厂，再由各部门/分厂负责传达到相应岗位，执行《文件控制程序》。
4.3.2 安全处、技术中心分别负责将公司及有关部门/分厂传递的管理体系的方针、目标、指标、管理方案、监测结果、职业健康安全事务、重要环境因素、能源绩效等信息进行收集、交流和处理；负责传达国家、省、市三级政府部门有关管理体系的信息；负责与相关的政府主管部门、协会的信息交流进行处置并形成相应的记录。
4.3.3 安全处、技术中心对涉及安全、环境、能源等的相关方的意见和投诉，组织各有关部门/单位进行处置并形成相应的记录，必要时上报管理者代表，处置结果反馈给各有关单位和外部相关方；负责收集、整理有关相关方的信息，并评价出重要的或未处理影响体系的信息作为管理评审的输入。
4.3.4 各部门/分厂负责本部门/分厂管理体系信息的协商、交流、处理。各部门/分厂职业健康安全事务代表参与、监督职业安全健康、环境、能源状况，将收集到的员工意见、合理化建议等传递到各有关部门，有关部门处置后将结果反馈给安全事务代表，再由其将结果逐级反馈员工。
4.3.5 各部门/分厂负责将公司方针及有关体系要求传达给外部相关方，并负责处理业务范围内外部相关方的意见和投诉等，处理结果及时反馈外部相关方，做好相应记录。
4.3.6 职业健康安全、重要环境因素、能源绩效和能源管理体系运行情况的相关信息，由安全处、技术中心报管理者代表决定是否对外交流。如需交流的，明确交流方式，由安全处、技术中心按要求组织实施，必要时形成文件。
4.3.7 当发生紧急情况时，有关部门执行《应急准备和响应控制程序》，做好相应记录。
4.3.8 当发生事故时，有关部门执行《事件、事故报告和调查处理控制程序》， 做好相应记录。
4.3.9 在内外部审核时有关不符合纠正措施的信息交流，有关部门执行《不符合、纠正、纠正措施和预防措施控制程序》。
4.3.10 体系运行中重要信息要形成相应记录。
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相关文件
文件控制程序 记录控制程序 内部审核控制程序 应急准备和响应控制程序 不符合、纠正、纠正措施和预防措施控制程序 事件、事故报告和调查处理控制程序